BELEIDSPLAN KON BOOM TENNIS CLUB vzw 2018 - 2022
INHOUDSOPGAVE
- Inhoud
- Inleiding - Introductie
- Geschiedenis
- Toekomstvisie
- Doelstellingen
- Sterke & zwakke punten, kansen & bedreigingen
- Uitgewerkte doelen vorige beleidsplannen
- Toekomstige doelen
- Financiële consequenties toekomstige doelen
- Strategie om doelen te bereiken
- Structuur van de club
- Slotwoord - conclusie
- INLEIDING - INTRODUCTIE
Met dit beleidsplan wil het bestuursorgaan voor de komende jaren uitgangspunten formuleren en proberen een koers uit te zetten. Hierin geven we aan wat voor soort tennisclub we willen zijn, welke doelstellingen we hebben en op welke wijze we die willen gaan realiseren.
Vorig jaar hebben we een grote enquête gehouden, om te voelen wat er leeft en speelt onder onze leden. De crisis van het bestuursorgaan die er was op het einde van 2014 was een klein dieptepunt in de lange historie van de club, met de enquête wou het nieuwe bestuursorgaan de noden van de leden kennen.
Uit deze enquête bleek vooral, dat onze leden de openheid en de goede communicatie van het huidige bestuursorgaan ten zeerste waarderen.
Als conclusie uit deze enquête, heeft het bestuursorgaan enkele doelstellingen vooropgesteld en om deze in het kort voor te stellen, hebben we een Missie en een Visie opgesteld, welke exact weergeven waar onze club voor staat.
Motto: BEWEGEN MOET, WINNEN MAG!
Missie:
Kon. Boom Tennis Club vzw wil in de regio Rupelstreek een sportvereniging zijn waar er plaats is voor iedereen met een hart voor sport, in het bijzonder tennis. Iedereen, jong én oud, die beweging zoekt en recreatief wil tennissen, moet zich op onze club kunnen thuis voelen.
Onze club stelt zich tot doel: de praktijk van lichaamsbeweging en sportoefeningen in het algemeen en van tennis in het bijzonder te verspreiden, te regelen en te organiseren voor alle leeftijden op verschillende niveaus.
We willen een jeugdvriendelijke, toegankelijke en familiale sportclub zijn, waar iedereen welkom is.
Visie:
Als bestuursorgaan van Kon. Boom Tennis Club vzw wensen we, samen met onze sport-, jeugd- en technische commissie en onze uitbaters, ons in te zetten om deze missie uit te bouwen.
Zo werken we aan:
- een optimale infrastructuur met een gezond beleid
- een goede jeugdwerking waarmee we ook de continuïteit trachten te waarborgen
- een gemotiveerd trainersteam met gediplomeerde tennistrainers
- voldoende trainingsaanbod om elke speler op elke leeftijd kansen te bieden om zijn
individuele tennismogelijkheden te helpen ontwikkelen
- het organiseren van verschillende activiteiten om het recreatieve en familiale aspect
van de tennisclub in de verf te zetten
- het organiseren van interne en externe ontmoetingen en competities
- een goed onthaal van nieuwe leden
- het motiveren van vrijwilligersengagement
- een gezellige ontmoetingsplaats met een goede ontvangst door de uitbaters
Op basis van deze gegevens bouwen we verder aan de toekomst van onze club en we gebruiken deze als basis om ons beleidsplan 2018 - 2022 op te stellen.
- GESCHIEDENIS
Op 25 juni 1927 werd Boom Tennis Club officieel gesticht als een ‘feitelijke vereniging’. In de Belgische Tennisfederatie kregen we stamnummer 0005, één van de oudste clubs van het land!
Vier jaar later beschikte de club in het park van Boom over twee tennisvelden van ‘brique pilée’, zoals de gemalen baksteen toen genoemd werd.
In 1964 werd de ‘feitelijke vereniging’ omgevormd naar het statuut van VZW, zoals we
tot op heden nog zijn.
Onze sportclub is door de jaren heen uitgegroeid tot een bekende naam in de streek en biedt tennis aan voor alle leeftijden op verschillende niveaus, zowel voor starters als voor recreatieve en/of voor competitieve spelers.
Kortom: een jeugdvriendelijke, toegankelijke en familiale tennisclub, waar iedereen welkom is.
In 1983 werden twee nieuwe terreinen met verlichting aangelegd, naast het clublokaal en dat was het begin van een sterke expansie.
In de topjaren van het Belgische tennis (periode Clijsters – Henin) stegen we tot de ongekende hoogte van meer dan 650 leden (met enkele jaren een ‘ledenstop’ als gevolg!). Momenteel zitten we op een meer realistisch aantal van 486. De daling van de ledenaantallen ligt in lijn met de statistieken van de globale ledenaantallen aangesloten bij Tennis Vlaanderen.
In 2002, ter gelegenheid van het 75-jarige bestaan, verkregen we het certificaat ‘Koninklijk’, uitgereikt door toenmalig gouverneur Camille Paulus.
De aanleg van de smashcourtterreinen in 2006, de heraanleg van de 4 gravel terreinen in 2010, het aanleggen van de watersproei-installatie in 2012 maakt dat onze accommodatie er piekfijn bijligt.
De accommodatie van de club wordt zeer goed onderhouden, de staat van onze terreinen worden alom geprezen: pareltjes!
Met dit beleidsplan trachten we de lijnen uit te zetten voor de komende jaren, zodat onze club nog vele jaren één van de toonaangevende clubs in de streek blijft.
- TOEKOMSTVISIE
Wij willen dus een club blijven waarin we sport en tennis in het bijzonder willen ontwikkelen en bevorderen, met een evenwicht tussen jeugd, competitie en recreatief tennis. Een club waar het leuk toeven is om elkaar te ontmoeten.
We willen dat de leden zich betrokken voelen bij het clubleven en zich in de mate van het mogelijke mee inzetten als vrijwilligers.
We blijven aandacht besteden aan de opvang van nieuwe leden. Zij worden begeleid en er wordt bij aanvang duidelijk gemaakt wat er in de club reilt en zeilt. Hiervoor worden verantwoordelijken uit het bestuursorgaan aangeduid.
In het clublokaal dient een gezellige sfeer te hangen. De openingsuren hebben we aangepast aan de bezettingsgraad van de terreinen van de laatste jaren, dit om te vermijden dat de uitbater dient aanwezig te zijn tijdens de dode uren.
De prijzen van de consumpties worden bewust redelijk gehouden.
Het organiseren van activiteiten en interne speelgelegenheid blijft prioritair. Het ‘met elkaar tennissen’ biedt kansen om elkaar beter te leren kennen en appreciëren.
Dit komt de ganse clubwerking ten goede.
We zullen blijvend aandacht besteden aan het verder onderhouden en ontwikkelen van onze accommodaties, dit steeds in samenwerking met het bestuursorgaan van de gemeente.
Vernieuwingsbudget wordt aangelegd, om toekomstige grote materiële investeringen te kunnen financieren. (binnen enkele jaren de top mat van de smashcourtterreinen te vervangen).
Het aanbieden van winteraccommodatie (in onze parkomgeving), hebben we spijtig genoeg uit onze plannen gehaald. Hiervoor zullen we nooit de benodigde goedgekeurde vergunningen krijgen.
Het opleiden van onze jeugd zal dus verder in de huidige sportzalen van de scholen dienen te gebeuren.
Een gezonde financiële basis blijft onze topprioriteit. De financiële commissie zal nauwlettend toezien dat de budgetten sluitend blijven.
Hiervoor werden ook de vele sponsors gecontacteerd, die we uiteraard hartelijk bedanken voor hun gewaardeerde steun.
Een gezond en transparant financieel beleid wordt aangehouden, met voldoende reserveringen voor de toekomst van de club.
We werken goed samen met onze bevriende clubs uit de omgeving, maar echte samenwerkingsverbanden zoals in de vorige beleidsplannen vooropgesteld werden, zijn nog niet gerealiseerd. Er wordt blijvend uitgekeken naar eventuele mogelijkheden, maar tot op heden nog geen concretisering. Iedere club heeft uiteraard zijn eigenheid en werkt toch meestal intern.
Voorts blijven we de steeds wijzigende wetgevingen opvolgen en toepassen, zoals o.a. over grensoverschrijdend (seksueel) gedrag in de sportsector, nieuwe regels op het vlak van de privacy (GDPR), gedragscode ter bescherming van de jeugdspelers, aangepaste wetgeving vrijwilligersvergoeding.
- DOELSTELLINGEN VAN DE CLUB
Primaire doelstelling:
Recreatieve familieclub:
- activiteiten organiseren voor alle doelgroepen
- dynamische jeugdwerking
- werven van jeugdleden
- algemene opleidingen organiseren voor alle jeugdgroepen en voor volwassenen die het wensen
‘Amateur’ competitie:
- deelname aan competities ingericht door Tennis Vlaanderen en KAVVV Beker Claus
- organiseren van clubkampioenschappen (KK’s)
- organiseren van interne competities om het spelen te bevorderen
Secundaire doelstelling:
Randvoorwaarden realiseren om de leden in een aangename club te laten tennissen:
Leden:
- bevorderen van integratie van nieuwe leden
- onderhouden van communicatie met de leden
- leden stimuleren zich als vrijwilliger in te zetten voor de club
- respect hebben voor het vrijwilligerswerk en de appreciatie ook tonen
Communicatie:
- goede communicatie naar de leden en naar potentiële leden toe
- aanbieden van een website die up-to-date is, Facebookpagina’s, Content Stadium en Club App
- op regelmatige basis versturen van nieuwsbrieven waarin we de leden op de hoogte houden van onze activiteiten
Allerlei:
- goede financiële controle en opvolging
- streven om het jaarlijks lidgeld democratisch te houden
- streven naar behoud van democratische prijzen in het clublokaal
- terreinen goed onderhouden
- accommodatie in goede staat onderhouden
- ruimte en sfeer creëren om leden in optimale omstandigheden te laten sporten (tennissen)
- energieverbruik onder controle houden
- leden milieubewustzijn bijbrengen en een goed afvalbeheer opstellen
- STERKE EN ZWAKKE PUNTEN VAN DE CLUB
Sterke punten:
- zeer goede jeugdwerking met uitstekend aanbod aan zomer- en winterlessen
en een waaier aan tennisactiviteiten
- ruim aanbod van materiaal
- gediplomeerde / bijgeschoolde trainers
- goed onthaal nieuwe leden
- voldoende speelgelegenheid voor nieuwe leden (S2T en TF)
- goede communicatie tussen het bestuursorgaan, de commissies en de leden
- goede ligging, in groene omgeving zonder hinderen van buurtbewoners
- 8 zéér goed onderhouden terreinen, allemaal verlicht
- 4 terreinen met kunstgravel (welke in de winter kunnen bespeeld worden)
- 4 gravelterreinen met automatische beregeningsinstallatie via eigen waterput
- mini - miditerrein en tennismuur
- laag gehouden jaarlijks lidgeld
- vernieuwd bestuursorgaan met een dynamisch beleid
- gemotiveerde en goed werkende commissies (sport-, jeugd- en technische)
- een financieel gezonde club
- democratische prijzen in het clublokaal
- goede vrijwilligerswerking, georganiseerd door leden van het bestuursorgaan
- goede contacten met het bestuursorgaan van de gemeente
- voldoende sponsors
Zwakke punten:
- geen aanbod overdekte winteraccommodatie
- geen constante uitbating
- zwakke betrokkenheid van de leden bij het beleid
- ouders van jeugdleden tonen te weinig betrokkenheid
Kansen:
- sfeer in het clublokaal verbeteren door goede en constante uitbating
- leden als vrijwilliger betrekken bij een evenement, de volgende stap is ze te betrekken voor een taak (bv 1 of 2x per jaar), nadien proberen warm te maken voor verschillende taken (pool vormen van vrijwilligers die je kan bellen), daarna deze vrijwilliger(s) een evenement(en) laten leiden om vervolgens misschien een kandidaat voor het bestuursorgaan te bekomen die mee het beleid kan bepalen
- ouders van jeugdleden nog meer betrekken, zodat ook zij interesse krijgen in ‘tennis’ en het aantal tennissende families groeit in onze club
Bedreigingen:
- leden verliezen aan clubs die wel overdekte winteraccommodatie hebben
- de mindere sfeer in het clublokaal omwille van slechte en niet constante uitbating
- populaire hockeysport in de omgeving in opmars, waarvoor verschillende jeugdleden kiezen
- ouders die de jeugdlessen eerder zien als een babysitmoment i.p.v. ontplooiing in de sport
- verhoging lidgeld om reserves aan te leggen (budgetten nodig om eventueel smashcourtterreinen en terreinverlichting te vernieuwen)
- UITGEWERKTE DOELEN VAN DE BELEIDSPLANNEN
2008 - 2012 & 2014 - 2018
Gerealiseerde doelen uit het verleden:
- het verbeteren van de gravelbanen en het onderhoud ervan (met sproei-installatie)
- reservatie via PC, zowel van thuis uit als op de club
- onthaal van nieuwe leden is verbeterd
- goede jeugdopleiding met gediplomeerde trainers, doch géén professionele
- het functioneren van het bestuursorgaan en commissies is véél verbeterd
- het werven van vrijwilligers om taken op te nemen is véél verbeterd
- vrijwilligers worden geapprecieerd
- het renoveren van de sanitaire infrastructuur is grotendeels uitgevoerd
- de communicatie en werking van het bestuursorgaan + de verschillende commissies is véél verbeterd
- de prijs van de huur gemeenteterreinen is in overleg met de gemeente aangepast
Nog niet gerealiseerd doelen uit het verleden:
- uitbater vinden voor meerdere jaren
- het (nog meer) wegwerken van de onderbezetting van de terreinen in bepaalde periodes
- aanleg groene zone achter de terreinen één tot vier
- uitbreiding van het activiteitenaanbod
- leden motiveren in het vrijwilligersbeleid
Nooit te realiseren doelen:
- winteraccommodatie aanbieden (ballon) op eigen club
- professionele jeugdopleiding
- TOEKOMSTIGE DOELEN met de te verwachten timing
- uitbater vinden voor meerdere jaren
Vóór 01/01/2018
- de middengroep (40 tot 50 jarigen) motiveren om een bestuursorgaan functie op te nemen
Onmiddellijk beginnen met vrijwilligers te zoeken voor éénmalige evenementen, om zo langzamerhand door te groeien. - de middengroep mee betrekken in het clubbeleid
Eerst de mensen motiveren om vrijwilliger te zijn, daarna motiveren om door te groeien.
- bestuursorgaanstaken duidelijk omschrijven
Vóór 01/04/2018
- bestuursorgaansleden oefenen hun omschreven bestuursorgaanstaak autonoom uit
Jaar na jaar meer bevoegdheid geven om meer onafhankelijk te werken
- het wegwerken van de onderbezetting van de terreinen in bepaalde periodes
Nieuwe vormen van interne spelgelegenheid creëren tijdens de komende 4 jaar
- uitbreiding van het activiteitenaanbod:
Voortdurend op zoek gaan naar nieuwe activiteiten om de clubgebondenheid van de leden te verhogen
- aanleg groene zone achter de terreinen 1 tot 4
Te bespreken met de gemeente
- toegang mindervaliden, in het clublokaal en terras
Te bespreken met de gemeente
- jongeren bij de club houden (16j – 30j)
Een van de grootste uitdagingen/beleidspunten in de komende jaren
- continuïteit trachten te behouden bij de gediplomeerde / bijgeschoolde trainers
Jeugdleden opleiden maar ook voortdurend motiveren om trainer te worden
- heraanleg toplaag smashcourtterreinen (i.p.v. een doel kan het noodzaak worden)
Dat dient te worden uitgevoerd als de huidige matten versleten zijn
- terreinen 5 tem 8 vernieuwen (LED) verlichting, kan ook noodzaak worden
Dat zullen we uitvoeren als de gemeente ons een budgettair helpt.
- steeds wijzigende wetgevingen voor VZW en sportclubs toepassen
Dit wordt voortdurend opgevolgd en geïmplementeerd indien nodig
- FINANCIËLE CONSEQUENTIES
TOEKOMSTIGE DOELEN
De impact van de toekomstige doelen blijft hoofdzakelijk beperkt tot de volgende eventueel noodzakelijke investeringen (kan noodzaak zijn omwille van slijtage).
Voor deze investeringen zal ook aan de gemeente tussenkomst gevraagd worden:
- eventueel heraanleg van de toplaag van de smashcourtterreinen: na een intensief gebruik van 12 jaar (gemiddelde levensduur is 15 jaar) staan we binnen enkel jaren voor deze investering
geschatte kostprijs € 60.000 + BTW (2735 m² à € 22/m²).
- eventueel vernieuwde verlichting vernieuwen op de 4 gravel terreinen (T5 t.e.m. T8), ineens overschakelen op LED verlichting.
Geschatte kostprijs: € 22.500 + BTW
- STRATEGIE OM DOELEN TE BEREIKEN
We willen géén club zijn die zegt ‘vroeger was het beter’, want dergelijke club leeft in het verleden en staat ten dode opgeschreven.
Onze club zegt: ‘vroeger was het anders’ en we sturen bij aan de noden van vandaag.
Wij passen de regel van 3 toe voor onze vrijwilligers:
- we laten onze vrijwilligers mee nadenken over de toekomst van de club
- we zorgen dat ze kunnen werken in een aangename sfeer/omgeving
- we bedanken hen persoonlijk voor wat ze doen
Deze werkwijze zorgt voor een aantrekkelijk karakter van vrijwilligerswerk binnen onze tennisclub.
Strategie om onze ‘pool’ vrijwilligers op te zetten en uit te breiden?
We maken een lid warm voor een evenement, de volgende stap voor een taak (bv 1 of 2x per jaar).
Daarna probeer je het lid warm te maken voor verschillende taken en aldus vormen we een ‘pool’ van vrijwilligers die we kunnen bellen.
Daarna deze vrijwilliger een evenement of verschillende evenementen laten leiden.
De bedoeling is om dan uiteindelijk kandidaat bestuursorgaansleden te bekomen.
Op die manier proberen we de continuïteit van de RvB in stand te houden.
Aldus zoekt de RvB voortdurend medewerkers om zijn gestelde doelen te bereiken. Uiteindelijke bedoeling: op deze manier willen we de continuïteit van de club op lange termijn in stand te houden!
- STRUCTUUR KONINKLIJKE BOOM TENNIS CLUB VZW (KBTC)
Algemene vergadering: het beslissingsorgaan van de club.
Het bestuursorgaan: wordt gekozen door de Algemene vergadering, volgens de statuten.
Het is het uitvoerend orgaan van onze club. Zij staan in voor het beheer van de vzw.
Voorzitter: wordt gekozen door het bestuursorgaan.
De taak van de voorzitter is veelzijdig en staat boven alle andere bestuursorgaan functies en taken. De voorzitter moet kunnen beslissen, nadenken, de lijnen uitzetten, de toekomst voorbereiden en moet diplomaat zijn, communicatief zijn, probleemoplossend vermogen hebben, moet een teamspeler zijn met democratische ingesteldheid, moet kunnen delegeren en moet er zich ook kunnen bij neerleggen als een beslissing in het bestuursorgaan niet onmiddellijk zijn/haar mening volgt.
Secretaris: is lid van het bestuursorgaan. Is verantwoordelijk voor de ledenadministratie, de in- en externe communicatie, de aangifte van sportongevallen, doet mee aan sponsorwerving, is afgevaardigde in de gemeentelijke sportraad.
Penningmeester: is lid van het bestuursorgaan. Is verantwoordelijk voor de bank en de betalingen en doet mee aan sponsorwerving.
Financiële commissie: het opzetten en onderhouden van een goed functionerend financieel beleid. Opstellen budgetten, budgetcontrole. Sponsorbeleid.
Jeugdcommissie: organiseren en coördineren van lessen, trainingen, tennisstages, competities en andere jeugdactiviteiten. Zij behartigen de belangen van onze jeugd en organiseren tevens Start to Tennis en Tennis Fun (vervolglessen) voor volwassenen 17+.
Sportcommissie: is verantwoordelijk voor de sportieve organisaties van onze tennisclub.
Technische commissie: is verantwoordelijk voor onderhoud van de terreinen en de infrastructuur.
Ombudsman: bij deze persoon kunnen de leden terecht met al hun vragen, problemen.
API - Aanspreekpersoon Integriteit: Bij deze persoon kan ‘iedereen’ terecht met een vraag, bezorgdheid of melding van grensoverschrijdend gedrag.
De samenstelling van het Bestuursorgaan en de commissies en het organigram van het bestuursorgaan zijn te vinden op onze website onder beleid.
- SLOTWOORD - CONCLUSIE
Het bestuursorgaan zal minstens jaarlijks een kritische evaluatie maken met als doel dit beleidsplan te onderhouden en eventueel aan te passen.
Dit beleidsplan werd mee opgesteld door mensen die zich betrokken voelen bij onze club en die zich inzetten om de club mee uit te bouwen en in stand te houden.
De bedoeling is dat dit beleidsplan hiervoor een leidraad is de komende jaren.
Een beleidsplan leidt na goedkeuring tot uitvoering. En dat is ‘werk in uitvoering’, dat zich maar zelden héél precies aan de vooropgestelde planning houdt en dus regelmatig dient te worden bijgesteld.
Nieuwe leden, bestaande leden, nieuwe bestuursorgaansleden, buitenstaanders kunnen verbeterpunten aanreiken welke tot aanpassingen van het beleidsplan kunnen leiden.
Nieuwe marktomstandigheden, nieuwe mogelijkheden, nieuwe inzichten, nieuwe tendensen, mee- of tegenvallers tijdens de uitvoering van dit beleidsplan kunnen ook aanleiding geven tot bijstellingen.
De RvB zal dus enerzijds de nodige flexibiliteit moeten kunnen opbrengen om met een open geest het goede uit alle zich aandienende suggesties mee te nemen, maar zal anderzijds op de hoofdlijnen zeker koersvastheid moeten betrachten.
Zo willen we bereiken dat onze club met een zodanig rijke historie, er helemaal klaar voor zal zijn om ook in de toekomst een bepalende rol te blijven spelen als toonaangevende tennisclub in de Rupelstreek.
Uiteraard onze oprechte dank aan álle medewerkers/vrijwilligers, voor en achter de schermen, die zich regelmatig belangeloos inzetten om onze club
‘Kon. Boom Tennis Club vzw’ levendig te houden en om mee de geest en de leidraad van dit beleidsplan te realiseren.
Op die manier zal de ‘oude dame’ nog jaren blijven voortbestaan!